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個人情報保護方針

個人情報保護方針

みやざき農業共済組合(以下「組合」という。)は、組合員の皆様の個人情報を正しく取扱うことが当組合の事業活動の基本であり、社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。

1.組合は、個人情報を適正に取扱うために、個人情報の保護に関する法律(以下「法」という。)その他、個人情報保護に関する関係諸法令及び農林水産大臣のガイドラインに定められた義務を誠実に遵守します。
個人情報とは、法第2条第1項に規定する生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下も同様とします。

2.組合は、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の範囲内でのみ個人情報を取扱います。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下同様とします。

3.組合は、個人情報を取得する際、適正な手段で取得するものとし、利用目的を、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知または公表します。ただし、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめ明示します。

4.組合は、取扱う個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ、役職員及び委託先を適正に監督します。
個人データとは、法第2条第4項が規定する個人情報データベース等(法第2条 第2項)を構成する個人情報をいい、以下同様とします。

5.組合は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。

6.組合は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
保有個人データとは、法第2条第5項に規定するデータをいいます。

7.組合は、取扱う個人情報につき、ご本人からの苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。


個人情報の保護に関する規則について
第1章 総則

(目的)
第1条 この規則は、みやざき農業共済組合(以下「組合」という。)における個人情報の取扱いについて定める。

(適用範囲)
第2条 この規則は、組合の役員・職員(嘱託及び臨時等を含む。)に適用される。
(定義)

第3条 この規則で用いる用語は以下のとおりとする。
(1) 個人情報
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号、以下「法」という。)第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(2) 個人データ
法第2条第4項に規定する個人データをいう。
(3) 保有個人データ
法第2条第5項に規定する保有個人データをいう。
(4) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。


第2章 管理組織・体制

(個人情報保護統括管理者等)
第4条 政府の個人情報の保護に関する基本方針にいう個人情報保護管理者として、組合長を個人情報保護統括管理者に選任し、個人情報の保護のための措置に関する業務を統括させるものとする。
2 参事を個人情報保護事務管理者として個人情報保護統括管理者を補佐し、個人情報保護に関する施策の立案とその実施についての指揮・監督に当たらせる。
3 個人情報保護事務管理者は総務課長を個人情報保護部門管理者として選任し、自らが管理している個人情報の保護に関する施策の実施に当たらせる。


第3章 個人情報の取扱いに関する方針(プライバシーポリシー)の策定及び公表

(決定方法等)
第5条 個人情報の取扱いに関する方針は、法の立法趣旨を十分に踏まえた上で作成し、これを理事会に諮って決定し、公表しなければならない。


第4章 個人情報の取得等

(利用目的の特定)
第6条 組合が個人情報を取扱うに当たっては、本人がその取扱いについての諾否を判断できる程度にその利用の目的(以下「利用目的」という。)を特定しなければならない。
2 組合が利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的の制限)
第7条 あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 組合が市町村合併その他の事由により他の事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 第2項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)
第8条 組合は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

(取得に際しての利用目的の通知等)
第9条 組合が直接的又は間接的に個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。

(利用目的の変更時の措置)
第10条 組合が利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

(取得時及び利用目的の変更時の措置の適用除外)
第11条 第9条及び第10条の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合   
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合


第5章 個人データの管理

(個人データの正確性の確保)
第12条 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

(職員の監督)
第13条 職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(委託先の監督)
第14条 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。


第6章 個人データの第三者提供

(第三者提供の制限)
第15条 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。 
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(第三者に提供できる場合)
第16条 第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じてその提供を停止することとしている場合であって、次の各号に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的とすること
(2) 第三者に提供される個人データの項目
(3) 第三者への提供の手段又は方法
(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
2 前項(2)又は(3)に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

(第三者提供に該当しない場合)
第17条 次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者提供に該当しないものとする。
(1) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 市町村合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合で以下のことをあらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
① 共同利用する旨
② 共同して利用される個人データの項目
③ 共同して利用する者の範囲
④ 利用する者の利用目的
⑤ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称


第7章 保有個人データに関する開示・変更・利用停止等の求めへの対応

(保有個人データに関する事項の公表等)
第18条 保有個人データに関し、次の各号に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
(1) 組合の名称
(2) 全ての保有個人データの利用目的
(3) 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の手続及び保有個人データの開示、利用目的の通知を求められたときの手数料の額
(4) 組合が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
2 本人から、当該本人が識別される個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、第11条(1)から(3)までのいずれかに該当する場合はこの限りでなく、利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(開示)
第19条 保有個人データに関し、本人から自己の情報について開示を求められた場合は、遅滞なくこれに応じなければならない。ただし、開示することにより次に該当する場合はその全部又は一部を開示しないことができる。その場合はその旨を本人に対して遅滞なく通知を行う。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 組合業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
2 組合が前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(訂正等)
第20条 保有個人データに関し、本人から自己の情報に関して事実でないという理由で訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、これに応じなければならない。 
2 前項の規定に基づき訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。) を通知しなければならない。

(利用停止等)
第21条 保有個人データに関し、本人から自己の情報に関してその利用目的の制限や適正な取得に違反して取り扱われているという理由及び第三者への提供が違反して行われているという理由により利用停止又は消去(以下「利用停止等」という。) を求められた場合で、その求めに理由があることが判明したときには、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、これに応じ、その旨を本人に対して通知を行わなければならない。ただし、多額の費用を要する等、その実施について困難である場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 前項の規定に基づき既に保有している個人データについて利用停止等を行ったとき又は利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(理由の説明)
第22条 開示、訂正等及び利用停止等(以下「開示等」という。)の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

(開示等の求めに応じる手続)
第23条 保有個人データに関し、本人からの開示等の求めに関し、その求めを受け付ける方法として以下について定めることができる。この場合において、当該方法に従って行われる本人の求めを受け付けることとする。
(1) 開示等の求めの申し出先
(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方法、磁気的方式その他人の 知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の様式その他の開示等についての求めの方式
(3) 開示の求めをする者が本人又は本人の代理人であることの確認方法
(4) 手数料の徴収方法
2 本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。
3 本人の求めに対する利用目的の通知及び開示についてその実施に関し、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において定められた手数料を徴収することができる。なお、手数料を定める場合には第18条第1項第3号により本人の知り得る状態に置かなければならない。


第8章 個人情報の取扱いに関する苦情処理

(苦情処理)
第24条 個人情報苦情対応責任者(個人情報保護事務管理者によって指名)は、個人情報の取扱いに関する苦情の適正かつ迅速な処理を行うとともに、苦情全般の管理に努めなければならない。


第9章 個人データの紛失等発生時の対応

(個人データの紛失等発生時の対応)
第25条 個人データが紛失又は漏洩した場合には、速やかに個人情報保護統括管理者に報告するとともに、適切な措置をとらなければならない。


第10章 罰則

(罰則)
第26条 この規則に違反した場合には、就業規則第57条の懲戒規定を準用する。


附 則

(改正手続)
第27条 この規則の改正は、理事の過半数によって定める。

(実施)
第28条 この規則は、平成17年4月1日から施行する。


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